Evenementenloket

Achtergrondafbeelding

Aan het evenementenloket worden organisatoren van een evenement op één plek geholpen met één handig allesomvattend aanvraagformulier. Na aanvraag kan de organisator opnieuw terecht bij het evenementenloket voor één globale goedkeuring van - afhankelijk van het evenement - een nachtvergunning, tapvergunning, erkenning als muziekactiviteit, verkeersreglement, plaatsen van borden langs wegen, enz.

De maatregelen tegen het coronavirus zijn in afbouw. Het begint voor veel verenigingen en organisatoren opnieuw te kriebelen om een evenement te organiseren. Aan het evenementenloket helpen we u graag verder om dat op een veilige manier te doen.

Let wel: belangrijk is dat de ‘aanvraag voor een evenement’ tijdig ingediend wordt: minstens twee maanden voor de datum van het evenement.

Voor een groot evenement (vanaf 1000 personen in tent of open lucht / vanaf 1000 personen in besloten ruimte) moet de aanvraag drie maanden voor de datum van het evenement ingediend worden.

Hier kan u een overzicht vinden van de huidige regels.

HERBRUIKBARE BEKERS

Vanaf 1 januari 2020 is het voor Vlaamse overheden en lokale besturen verboden om plastic of andere wegwerpbekers te gebruiken tijdens evenementen. Ook voor niet-stedelijke evenementen is het vanaf 1 januari verboden om drank te serveren in wegwerpbekers, blikjes en plastic flesjes, tenzij de organisator een systeem voorziet dat minstens 90% gescheiden inzameling garandeert.

Herbruikbare bekers bieden een waardig alternatief. Ze verminderen de afvalberg, zorgen voor minder zwerfvuil en een propere eventlocatie. Limburg.net beschikt over 150.000 bekers die u gratis kan ontlenen. U betaalt enkel de reinigingskosten en de eventuele transportkosten. Voor het ontlenen van de bekers werkt Limburg.net samen met Festicup.

Meer informatie omtrent herbruikbare bekers alsook het aanvraagformulier om herbruikbare bekers te bekomen, kan u op deze pagina terugvinden.

Stad Bilzen is tevens voorstander van een duurzaam evenement. Zo zijn er in de bilding herbruikbare bekers voorzien.

Denk aan dit alternatief en maak uw events milieuvriendelijk!

 

Procedure

Bij de organisatie van een evenement is het aangeraden en in sommige gevallen verplicht om de evenementenmatrix (CERM) in te vullen. Deze matrix bepaalt of je evenement coronaveilig is. Je krijgt als organisator een positief of negatief advies of een waarschuwing.

In welke gevallen moet de Covid Event Risk Model gebruikt worden?

Deze toepassing moet gebruikt worden voor:

  • alle evenementen, voorstellingen, sportwedstrijden;
    • met een publiek van meer dan 200 personen;
    • of op de openbare weg;
  • betogingen;
  • sportcompetities
    • met meer dan 200 deelnemers;
    • of op de openbare weg;
  • gezeten recepties en banketten openbaar voor het publiek.

Het is de taak van de organisator om alle gegevens in de toepassing in te vullen en de resultaten (in de vorm van een certificaat) aan de gemeentelijke overheid te bezorgen. Het resultaat van de CERM is indicatief, het helpt de organisator om extra gepaste maatregelen te identificeren om te waken over de veiligheid van de bezoekers. Het helpt de gemeentelijke overheid met het nemen van de toelatingsbeslissing. In alle andere gevallen is het aanbevolen aan de organisator om de CERM-tool te gebruiken om de gepaste maatregelen te identificeren, het gebruik is evenwel niet verplicht.

Organisatoren dienen deze matrix dus in te vullen alvorens ze een aanvraag indienen bij het evenementenloket. Voeg het advies vanuit de evenementenmatrix steeds toe bij je aanvraag aan het evenementenloket.

Voor het invullen van de evenementenmatrix: https://www.covideventriskmodel.be/.

Een evenementenaanvraag indienen kan via volgende documenten:

  • aanvraag algemeen
  • aanvraag buurtfeest: voor een buurtfeest of straatbarbecue
  • aanvraag fuif, festival, optreden
  • aanvraag groot evenement: meer dan 1000 bezoekers

Invulformulieren:

  • nachtvergunning:
    In te vullen voor elk evenement dat langer duurt dan 01 uur 's nachts. Hiervoor dient een bedrag van 20 euro per nacht betaald te worden via bijgevoegde gegevens.
  • publiciteit:
    Aanvraagformulier publiciteit gemeentewegen (In te vullen voor het plaatsen van tijdelijke publiciteit voor een evenement langs gemeentewegen.)
    Aanvraagformulier publiciteit gewestwegen (In te vullen voor het plaatsen van tijdelijke publiciteit voor een evenement langs gewestwegen.)
  • doven straatverlichting:
    Aanvraagformulier doven straatverlichting (In te vullen voor het doven van straatverlichting bij een evenement.)
  • gratis vrijwilligersverzekering:
    Aanvraagformulier gratis verzekering provincie Limburg (In te vullen om gebruik te maken van de gratis verzekering voor vrijwilligers van de provincie Limburg.)
  • sabam en billijke vergoeding:
    Aanvraagformulier SABAM (In te vullen bij gebruik van muziek op evenementen en rechtstreeks aan te geven bij SABAM voor het betalen van auteursrechten. Meer informatie op www.sabam.be.)
    Aanvraagformulier billijke vergoeding (In te vullen bij gebruik van muziek op drager op evenementen en rechtstreeks aan te geven bij Billijke Vergoeding voor het betalen van de uitvoerder. Meer informatie op www.ikgebruikmuziek.be.)
  • kampvuur of open vuur

Meer informatie:

Meer informatie over de geldende richtlijnen in tijden van corona en een antwoord op veelgestelde vragen kan u vinden via:

www.info-coronavirus.be

www.bilzen.be/corona

Informatiebrochures:

Voor meer informatie over vergunningen, publiciteit, verzekeringen, adressen, vrijwilligerswetgeving, ... kan u de brochure van Eerste Hulp bij Evenementen raadplegen.

Alvorens de aanvraag online te starten is het belangrijk dat u over alle gegevens beschikt over het evenement:

  1. Het advies vanuit de evenementenmatrix: https://www.covideventriskmodel.be/.
  2. Persoonlijke gegevens van de organisator, mede organisatoren, zaalbeheerder, verantwoordelijken, security, DJ of muziekgroep:
    we vragen een naam, adres, geboortedatum, rijksregisternummer, gsmnummer, mailadres
  3. Locatiegegevens: plaats, adres, verantwoordelijke, eigenaar, uitbater
  4. Gegevens over muziekgenre, geluidsinstallatie,...
  5. Grote evenementen dienen extra gegevens te verzamelen omtrent het terrein, logistiek, veiligheid en mobiliteit.

Meer info kunt u vinden in de voorbeelddocumenten rechts.

 
Maak een afspraak