Procedure
< 250,00 € excl. btw
3 keuzemogelijkheden:
- Dienst maakt bestelaanvraag op => bestelbon wordt opgemaakt
Rekendienst maakt wel bestelbon i.h.k.v. administratieve afhandeling Corsa
Geen getekende bon nodig => dienst plaats bestelling o.b.v. ongetekende bestelbon - Dienst maakt gebruik van afhaalbon => dubbel van de bon bewaren => dienst moet deze op vraag van cbs kunnen voorleggen
(vooral gebruikt door technische dienst, rusthuis en sociaal huis)
JBR en nr. afhaalbon vermelden bij goedkeuring factuur in Corsa => RD voert steekproeven uit op correct gebruik hiervan - Via kasuitgaven => kasticket met vermelding van JBR als bewijs
Maandelijks wordt een overzicht bezorgd aan AD/MAT van alle aanrekeningen <250€ ter controle!
250,00 € - 1.000,00 € excl. btw
Dienst doet zelf prijsvraag zonder webformulier in te vullen
- Eerst controleren of er een raamovereenkomst voor het nodige materiaal werd opgemaakt (dan is nieuwe prijsvraag niet nodig)
- 3 offertes opvragen
- Bestelaanvraag maken
- Rekendienst maakt bestelbon en wordt ter goedkeuring voorgelegd op CBS
➔ Dossierbeheerder gaat te werk als een 'goede huisvader' => houdt dossier zelf bij (digitaal of op papier)
➔ Er zullen door dienst OO steekproeven worden uitgevoerd of er effectief meerdere firma's worden aangeschreven
➔ Webformulier mag, voor zij die willen, altijd ingevuld worden
1.000,00 € - 2500,00€ excl. btw
Dienst doet zelf prijsvraag zonder webformulier in te vullen
- 3 offertes opvragen
- 3 offertes bezorgen aan dienst OO (met korte nota - zie intranet)
- Dienst OO maakt bestelbon (zonder FA) en wordt ter goedkeuring voorgelegd op CBS
> 2500,00€ excl. BTW
Verplicht webformulier invullen
Hoe? Intranet => praktisch => overheidsopdrachten => webformulier
➔ webformulier verder aanvullen in Corsa (komt in takenbak van de dossierbeheerder)
➔ de nodige adviezen (IT, Communicatie, Preventie,…) aanvragen en NA ontvangst advies case afhandelen
➔ dossier komt dan in takenbak van OO en zij starten het dossier op
➔ dienst OO vraagt FA aan en volgt dit verder op
➔ na financieel advies ontvangt de dossierbeheerder mail van OO met de verdere instructies
!!! Raamovereenkomst!!!
➔ < €250,00 excl. btw => bestelaanvraag, afhaalbon of kasuitgaven (zie procedure)
➔ > €250,00 excl. Btw
- bij raamovereenkomsten dient er vanzelfsprekend geen nieuwe prijsvraag te gebeuren
- bestelaanvraag maken en verwijzen naar het besteknummer
- rekendienst maakt bestelbon met verwijzing naar het besteknummer
Uitzondering voor dienst uitvoering:
➔ < €1000,00 excl. btw
- Afhaalbon
- Bij afhaalbon en factuur wordt jaarbudgetrekening en besteknummer vermeld
- Prijscontrole is een voorwaarde voor deze uitzondering
➔ > €1000,00 excl. Btw
- Bestelaanvraag maken en verwijzen naar besteknummer
