FAQ Evenementenloket

Achtergrondafbeelding

Overzicht evenementen: wat kan, wat mag bij de organisatie van evenementen vanaf 1 september

Vanaf 1 september vallen heel wat beperkingen bij de organisatie van kleine evenementen weg. Vanaf dan mogen evenementen met minder 400 bezoekers buiten of 200 bezoekers binnen plaatsvinden zonder beperkingen. Vanaf 1 oktober geldt hetzelfde voor evenementen met minder dan 750 bezoekers buiten en 500 binnen. Grotere evenementen kunnen gebruik maken van het Covid Safe Ticket om zonder beperkingen door te gaan.

Organiseert u een evenement groter dan 400 bezoekers (outdoor) en 200 bezoeker (indoor) én maakt u geen gebruik van het CST,  dan blijven wel een aantal beperkingen gelden:

  • mondmaskerplicht voor iedereen behalve kinderen jonger dan 12
  • 1,5 meter afstand tussen de verschillende gezelschappen
  • verplicht invullen van eventscan CERM en/of CIRM

 

Denk bij de organisatie van uw evenement steeds aan de volgende gouden basisregels:

  • Voorzie voldoende mogelijkheden om handen te wassen en te ontsmetten.
  • Ontsmet regelmatig ‘high touch’ oppervlakken (klinken, stoelen, tafels, betaalterminal,…).
  • Hou bij aanbod van catering bij evenementen rekening met het horecaprotocol. Bij gebruik van het Covid Safe Ticket, vallen ook deze beperkingen weg.
    • LET OP:Bij het professioneel uitoefenen van horeca-activiteiten tijdens
      evenementen moeten minimaal devolgenderegelswordennageleefd:
      • detafelswordenzogeplaatstdateenafstandvanminstens
        1,5metertussendetafelgezelschappenwordtgegarandeerd,
        tenzijbuitenvoorzoverdetafelgezelschappenwordengescheiden door een plexiglazen wand of een gelijkwaardig alternatief, meteenminimalehoogtevan1,8meter;
      • eenmaximumvanachtpersonenpertafelistoegestaan, kinderentotenmet12jaarnietmeegeteld;
      • enkelzitplaatsenaantafelzijntoegestaan;
      • elkepersoonmoetaandeeigentafelblijvenzitten,behalvevoor hetuitoefenenvancafésportenenkansspelen;
      • buffettenzijntoegestaan;
      • erisgeenenkelebedieningaandebartoegestaan,metuitzon-
        deringvaneenmanszaken;
      • afhaalmaaltijdenen-drankenkunnenwordenaangeboden. 
  • Zorg voor duidelijke communicatie met je bezoekers over de geldende maatregelen (affichering en sensibilisering).

 

Wilt u of uw vereniging een evenement organiseren, dien dan voortaan uw evenement in via het digitaal evenementenloket.
Dit loket helpt u ook graag verder wanneer u vragen hebt over de organisatie van uw evenement of activiteit, en bekijkt samen met u wat mogelijk is bij de heropstart van de event- en cultuursector.

 

Houd ook zeker de pagina ‘Coronaproof organiseren’ in het oog. Hierop delen we de laatste updates over de geldende maatregelen, beperkingen en versoepelingen.
Hebt u toch nog vragen, dan helpen we u bij het evenementenloket graag verder om uw aanvraag op de juiste manier te doen en om uw evenement op een veilige manier te organiseren.

Tijdens een evenement is het toegelaten om catering (drank en/of eten) te serveren en te nuttigen op voorwaarde dat het horecaprotocol correct wordt toegepast. Bij het professioneel uitoefenen van horeca-activiteiten tijdens
evenementen moeten minimaal de volgende regels worden nageleefd:

  • Maximum 8 personen, kinderen jonger dan 12 niet meegerekend, per tafel.
  • Minstens 1,5 meter tussen de verschillende gezelschappen.
  • Zowel bediening aan tafel als afhaal zijn toegelaten.
  • Buffetten zijn toegestaan.
  • Er is geen enkele bediening aan de bar toegestaan, met uitzonderdering van éénmanszaken.
  • Het geluidsniveau van 80 decibels kan overschreden worden.
  • Mondmasker is verplicht bij het verlaten van de tafel.

Vanaf 1 september vallen heel wat beperkingen bij de organisatie van kleine evenementen weg. Vanaf dan mogen evenementen met minder 400 bezoekers buiten of 200 bezoekers binnen plaatsvinden zonder beperkingen. Vanaf 1 oktober geldt hetzelfde voor evenementen met minder dan 750 bezoekers buiten en 500 binnen.

Grotere evenementen kunnen gebruik maken van het Covid Safe Ticket om zonder beperkingen door te gaan.

Het organiseren van een afhaalservice is toegelaten onder de volgende voorwaarden:

  • het bereiden van maaltijden gebeurt volgens het 'horecaprotocol' (aantal personen in de keuken beperken, mondmaskerplicht, handhygiëne,...)
  • we adviseren sterk om het afhalen van de maaltijden coronaproof te oganiseren (afstand houden, duidelijke communicatie over tijdstip afhaling, mondmaskerplicht, handhygiëne,...)

Vanaf 1 september mogen kleine evenementen met minder 400 bezoekers buiten of 200 bezoekers binnen doorgaan zonder beperkingen. Vanaf 1 oktober geldt hetzelfde voor evenementen met minder dan 750 bezoekers buiten en 500 binnen. Grotere evenementen kunnen gebruik maken van het Covid Safe Ticket om zonder beperkingen doorgaan.

Maakt een evenement van die grootorde geen gebruik van een Covid Safe Ticket? Dan gelden de regels inzake mondmasker, sociale afstand en CIRM/CERM (zie maatregelen vanaf 30 juli).

Iedereen ouder dan 12 jaar (geboortejaar 2009) kan een Covid Safe Ticket aanvragen. Kinderen jonger dan 12 jaar mogen zonder bijkomende controle het evenement betreden.

U krijgt een geldig Covid Safe Ticket in een van de volgende situaties:

  • u bent in het bezit van een vaccinatiecertificaat: u bent meer dan 2 weken volledig ingeënt;
  • u hebt een herstelcertificaat van minder dan 6 maanden;
  • u hebt een PCR-test laten afnemen, met een negatief resultaat: geldigheid = dag van de test plus 2 dagen;
  • u hebt een snelle antigeentest laten afnemen door medisch geschoold personeel, met een negatief resultaat: geldigheid = dag van test plus 1 dag.

Hoe kan u het Covid Safe Ticket aanvragen?

Het Covid Safe Ticket gebruikt dezelfde QR-code als het Europees coronacertificaat. Deze codes zijn identiek. Er is dus geen aparte aanvraagmethode of -procedure voor het Covid Safe Ticket.

  • Het Covid Safe Ticket is digitaal opvraagbaar via de CovidSafeBE-app (mobiele app) en op websites zoals Mijn Burgerprofiel, mijngezondheid.be of MyHealthViewer. Om certificaten digitaal op te vragen heeft u uw identiteitskaart, pincode en kaartlezer nodig, ofwel een andere geactiveerde digitale sleutel (bijvoorbeeld Itsme).
  • Het Covid Safe Ticket kan u ook per post toegestuurd krijgen. U moet dan wel rekening houden met een wachttijd tussen bestelling en ontvangst van 1 week. U contacteert hiervoor de Helpdesk van de regio waar u gevaccineerd werd: Vlaanderen: 078 78 78 50 (9 tot 19 uur op weekdagen).

Bij toegang tot een evenement dat gebruik maakt van het Covid Safe Ticket wordt uw identiteit samen met het ticket gecontroleerd. Dit omdat het ticket strikt persoonlijk is. De controle van uw identiteit kan via uw identiteitskaart of rijbewijs. Hou deze dus klaar bij binnenkomst.

Opgelet: uw blauw vaccinatiekaartje geldt niet als vaccinatiebewijs, u moet wel degelijk in het bezit zijn van een officieel Coronacertificaat/Covid Safe Ticket.

Info voor organisatoren:

  • Het scannen van het Covid Safe Ticket gebeurt via de COVIDscanBE-applicatie die u gratis kunt downloaden.
  • Het Covid Safe Ticket is persoonlijk: de organisator moet ook de identiteit van de eigenaar controleren. De controles van het Covid Safe Ticket en de identiteit moeten gebeuren door:
    • de personen die instaan voor de toegangscontrole van het evenement. Dat kunnen ook stewards zijn voor zover ze instaan voor de toegangscontrole;
    • het personeel van een bewakingsonderneming of interne bewakingsdienst.
  • Dat moet een controle zijn van een identiteitsdocument met biometrische gegevens. Een rijbewijs mag dus ook.
  • De stewards die scannen moeten ouder zijn dan 18 jaar en de namen van deze stewards die toegangscontrole doen moeten op voorhand doorgegeven worden aan evenementenloket.
  • Als het evenement een verblijf/camping organiseert, moet de organisator één keer per dag de geldigheid van het Covid Safe Ticket controleren.
  • Als de geldigheid van het Covid Safe Ticket vervallen is, moet de bezoeker zich laten hertesten voor hij of zij tot het terrein kan worden toegelaten.
  • De organisator kan, maar is niet verplicht om testfaciliteiten ter beschikking te stellen. Alle testen moeten wel afgenomen worden door wettelijk bevoegde professionelen.
  • Het Covid Safe Ticket is gratis. Er is wel een kost verbonden aan de test die aan het testcertificaat vooraf gaat. Deze test kost gemiddeld 46,81 euro als je ingeschreven bent bij een Belgische verzekeringsinstelling.

Meer informatie over hoe je het Covid safe ticket gebruikt vindt u hier.

 

Ondersteuning stad Bilzen

Wil u gebruik maken van het CST voor de organisatie van uw evenement, dan kan je terecht bij het evenementenloket met al uw vragen. Hier kan u ook terecht met uw vragen over de ondersteuning die de stad u kan bieden.

Het Covid Safe Ticket gebruikt dezelfde QR-code als het Europees coronacertificaat. Deze codes zijn identiek. Er is dus geen aparte aanvraagmethode of -procedure voor het CST.

  • Het CST/certificaat is digitaal opvraagbaar via de CovidSafeBE-app (mobiele app) en op websites zoals Mijn Burgerprofiel, mijngezondheid.be of MyHealthViewer. Om certificaten digitaal op te vragen heeft u ofwel uw identiteitskaart, pincode en kaartlezer nodig, ofwel een andere geactiveerde digitale sleutel (bijvoorbeeld itsme).
  • Het CST/certificaat voor vaccinatie kunt u op vraag per post toegestuurd krijgen. U moet dan wel rekening houden met een wachttijd tussen bestelling en ontvangst van 1 week. U contacteert hiervoor de Helpdesk van de regio waar u gevaccineerd werd: Vlaanderen: 078 78 78 50 (9 tot 19u op weekdagen).

Er komt op dit moment heel wat kijken bij de organisatie van een evenement. Het is daarom aan te raden en in sommige gevallen zelfs verplicht om de evenementenmatrix (CERM) in te vullen. Deze matrix geeft weer of een evenement coronaveilig is. Via deze tool krijgt een organisator een advies over het evenement: een ‘go’ of ‘no go’.

Het resultaat is indicatief. Het helpt de organisator om extra gepaste maatregelen te identificeren om te waken over de veiligheid van de bezoekers. Het ondersteunt de gemeentelijke overheid met het nemen van de toelatingsbeslissing.

Dien uw ingevuld CERM steeds samen met de evenementenaanvraag in via het digitaal evenementenloket. Twijfelt u of een CERM voor uw activiteit of evenement verplicht is, neem dan contact op met ons evenementenloket.

Het Covid Infrastructure Risk Model (CIRM) is sinds het MB van 11 mei 2021 verplicht voor indoor permanente infrastructeren. Voor outdoor permanente infrastructuren is een CIRM niet verplicht, maar kan het indien gewenst wel gebruikt worden.
Vanaf 1 september is het CIRM niet meer nodig voor kleine evenementen met minder dan 400 mensen buiten of 200 mensen binnen en voor massa-events die gebruik maken van het covid safe ticket (vanaf 13 augustus).

Het CIRM is een checklist die de uitbater van een permanente infrastructuur toelaat om die infrastructuur te screenen op de covid-veiligheidsrisico’s. Het CIRM focust dus vooral op hoe de infrastructuur zich leent tot het COVID-veilig ontvangen van events.

Alle informatie over het invullen van een CIRM, vindt u terug via https://www.covideventriskmodel.be/cirm. Heeft u als uitbater vragen bij het invullen van het CIRM, dan kan u ook steeds terecht bij het evenementenloket.
Let op: de resultaten van een CIRM-scan zijn per definitie tijdelijk en zijn steeds onder voorbehoud van wijzigingen nodig in de fase waarin de verspreiding van het virus zich bevindt.

Meer informatie over CIRM vindt u ook in het document veelgestelde vragen.

Er zijn geen beperkingen meer voor samenkomsten in huis/tuin of in toeristische logies. 

We raden sterk aan om de horecaregels toe te passen, ook indien de receptie of het bankt georganiseerd wordt door een professionele cateraar.

Ja, bij de organisatie van een privéfeest is het niet verplicht om een professioneel cateraar in te huren.

Bij het professioneel uitoefenen van horeca-activiteiten tijdens de activiteiten moet rekening gehouden worden met onderstaande richtlijnen:

  1. de tafels worden zo geplaatst dat een afstand van minstens 1,5 meter tussen de tafelgezelschappen wordt gegarandeerd, tenzij buiten voor zover de tafelgezelschappen worden gescheiden door een plexiglazen wand of een gelijkwaardig alternatief, met een minimale hoogte van 1,8 meter;
  2. een maximum van acht personen per tafel is toegestaan, kinderen tot en met 12 jaar niet meegeteld;
  3. enkel zitplaatsen aan tafel zijn toegestaan;
  4. elke persoon moet aan de eigen tafel blijven zitten, onder voorbehoud van de bepalingen onder 5 en 6 en behalve voor het uitoefenen van cafésporten en kansspelen;
  5. buffetten zijn toegestaan;
  6. er is geen enkele bediening aan de bar toegestaan, met uitzondering van eenmanszaken;
  7. afhaalmaaltijden en -dranken kunnen worden aangeboden.

Tip: wist u dat de stad Bilzen ook een breed aanbod aan zaalinfrastructuur heeft waar ook u gebruik van kan maken? Neem zeker een kijkje op de webpagina zalenverhuur voor alle informatie.

Het dragen van een mondmasker op evenementen is verplicht voor zowel medewerkers als bezoekers bij circulatie op het evenement. De mondmaskerplicht bij outdoor-evenementen vervalt zodra men zit.

Bij kleinere evenementen (200 bezoekers binnen, 400 buiten) vervallen de beperkingen rond afstand, CIRM/CERM én is dus ook het gebruik van een mondmasker niet langer verplicht. Bij evenementen met meer dan 200 (indoor) of 400 (outdoor) bezoekers is het dragen van een mondmasker verplicht bij circulatie op het evenement. Maakt u boven deze aantallen echter gebruik van een CST, vervallen ook hier de beperken en dus ook de mondmaskerplicht.
Veiligheidsplannen met duiding over crowd-management, sanitaire voorzorgsmaatregelen en ventilatie (met CO²-meter binnen), moeten wel voorzien worden.

Er geldt daarnaast een mondmaskerplicht (vanaf 12 jaar) op volgende plaatsen:

  • Openbaar vervoer en in de stations
  • In winkels, winkelcentra en postkantoren
  • Bij verplaatsingen in horecazaken
  • In conferentiezalen, handelsbeurzen en auditoria
  • Gebouwen van erediensten
  • Gerechtsgebouwen
  • Bibliotheken
  • Tijdens betogingen
  • Niet-medische contactberoepen. Zowel voor de klant als voor het personeel.
  • Bioscopen. Het mondmasker mag wel af en toe afgedaan worden om te eten of te drinken.

Sensibilisering en communicatie zijn meer dan ooit belangrijk bij de organisatie van een evenement. Zorg ervoor dat bezoekers, artiesten en medewerkers op de hoogte zijn van de geldende maatregelen en hier regelmatig aan herinnerd worden (zowel voor, tijdens als na het evenement).

Bij het invullen van een CERM (Covid Event Risk Model) wordt gevraagd een covidverantwoordelijke in vullen die ervoor waakt dat de nodige covidrichtlijnen tijdens een evenement worden voorzien.

Tip: Stel een duidelijk draaiboek op over uw activiteit en volg dit strikt op. Dat draaiboek is namelijk het belangrijkste bewijs dat de organisatie als ‘goede huisvader’ heeft gehandeld. 

U mag een publiek toegankelijk evenement organiseren op privéterrein. U moet hiervoor een evenementenaanvraag en CERM (vanaf 200 personen indoor en 400 outdoor) indienen.
Organiseert u geen openbaar toegankelijk evenement, dan moet u geen evenementenaanvraag indienen.

Ja, hierin dient u de Vlarem-wetgeving te volgen.
Biedt u catering aan tijdens uw evenement, dan moet het horecaprotocol gevolgd worden.

We raden sterk aan om het geluidsniveau tot het minimum te beperken om de verspreiding van aerosols, ten gevolge van te luid babbelen, in te perken.

Tot en met 30 september zijn dansfeesten enkel toegelaten:

  • in het kader van private bijeenkomsten (bijeenkomsten waarbij de toegang wordt beperkt tot een bepaald publiek door middel van individuele uitnodigingen. Bijv. een huwelijksfeest);
  • op massa-evenementen;
  • op evenementen, culturele en andere voorstellingen, sportieve wedstrijden en trainingen, en congressen die binnen worden georganiseerd, met een publiek van minder dan 200 personen tot en met 30 september 2021, en van minder dan 500 personen vanaf 1 oktober 2021;
  • op evenementen, culturele en andere voorstellingen, sportieve wedstrijden en trainingen, en congressen die buiten worden georganiseerd, met een publiek van minder dan 400 personen tot en met 30 september 2021, en van minder dan 750 personen vanaf 1 oktober 2021.