FAQ

versie: 1 augustus 2021

Met welke maatregelen moet ik rekening houden bij de organisatie van een evenement?

De gouden basisregels zijn én blijven bij het bedenken en de organisatie van uw evenement onmisbaar:

  • Voorzie voldoende mogelijkheden om handen te wassen en te ontsmetten.
  • Ontsmet regelmatig ‘high touch’ oppervlakken (klinken, stoelen, tafels, betaalterminal,…).
  • Het dragen van een mondmasker is verplicht vanaf 12 jaar. De mondmaskerplicht vervalt bij outdoor-evenementen zodra men zit. 
  • Organiseer uw evenement bij voorkeur in openlucht.
    • Kan dit niet, zorg dan voor goede ventilatie.
  • Houd steeds voldoende – 1,5m – afstand tussen verschillende gezelschappen.
  • Zorg voor duidelijke communicatie met uw bezoekers over de geldende maatregelen (affichering en sensibilisering).

Houd ook zeker de pagina ‘Coronaproof organiseren’ in het oog. Hierop delen we de laatste updates over de geldende maatregelen, beperkingen en versoepelingen.
Hebt u toch nog vragen, dan helpen we u bij het evenementenloket graag verder om uw aanvraag op de juiste manier te doen en om uw evenement op een veilige manier te organiseren.

 

Mag ik catering aanbieden tijdens mijn evenement?

Tijdens een evenement is het toegelaten om catering (drank en/of eten) te serveren en te nuttigen op voorwaarde dat het horecaprotocol correct wordt toegepast:

  • Maximum 8 personen, kinderen jonger dan 12 niet meegerekend, per tafel.
  • Minstens 1,5 meter tussen de verschillende gezelschappen.
  • Zowel bediening aan tafel als afhaal zijn toegelaten.
  • Het geluidsniveau van 80 decibels kan overschreden worden.
  • Mondmasker is verplicht bij het verlaten van de tafel.

 

Mag ik als vereniging een afhaalservice organiseren?
Het organiseren van een afhaalservice is toegelaten onder de volgende voorwaarden:

  • het bereiden van maaltijden gebeurt volgens de 'horecaprotocollen' (aantal personen in de keuken beperken, mondmaskerplicht, handhygiëne,...)
  • het afhalen van de maaltijden wordt coronaproof georganiseerd (afstand houden, duidelijke communicatie over tijdstip afhaling, mondmaskerplicht, handhygiëne,...)

 

Kan ik gebruik maken van een Covid Safe Ticket?

Voor evenementen tussen de 1.500 en 75.000 toeschouwers kan er gebruik gemaakt worden van een Covid Safe Ticket. Vanaf 13 augustus is dit ticket beschikbaar voor buitenevenementen, vanaf 1 september ook voor evenementen indoor.

Maakt een evenement van die grootorde geen gebruik van een Covid Safe Ticket? Dan gelden de regels inzake mondmasker, sociale afstand en CIRM/CERM (zie maatregelen vanaf 30 juli).

Iedereen ouder dan 12 jaar (geboortejaar 2009) kan een Covid Safe Ticket aanvragen. Kinderen jonger dan 12 jaar mogen zonder bijkomende controle het evenement betreden.

U krijgt een geldig Covid Safe Ticket in een van de volgende situaties:

  • u bent in het bezit van een vaccinatiecertificaat: u bent meer dan 2 weken volledig ingeënt;
  • u hebt een herstelcertificaat van minder dan 6 maanden;
  • u hebt een PCR-test laten afnemen, met een negatief resultaat: geldigheid = dag van de test plus 2 dagen;
  • u hebt een snelle antigeentest laten afnemen door medisch geschoold personeel, met een negatief resultaat: geldigheid = dag van test plus 1 dag.

Hoe kan u het Covid Safe Ticket aanvragen?

Het Covid Safe Ticket gebruikt dezelfde QR-code als het Europees coronacertificaat. Deze codes zijn identiek. Er is dus geen aparte aanvraagmethode of -procedure voor het Covid Safe Ticket.

  • Het Covid Safe Ticket is digitaal opvraagbaar via de CovidSafeBE-app (mobiele app) en op websites zoals Mijn Burgerprofiel, mijngezondheid.be of MyHealthViewer. Om certificaten digitaal op te vragen heeft u uw identiteitskaart, pincode en kaartlezer nodig, ofwel een andere geactiveerde digitale sleutel (bijvoorbeeld Itsme).
  • Het Covid Safe Ticket kan u ook per post toegestuurd krijgen. U moet dan wel rekening houden met een wachttijd tussen bestelling en ontvangst van 1 week. U contacteert hiervoor de Helpdesk van de regio waar u gevaccineerd werd: Vlaanderen: 078 78 78 50 (9 tot 19 uur op weekdagen).

Bij toegang tot een evenement dat gebruik maakt van het Covid Safe Ticket wordt uw identiteit samen met het ticket gecontroleerd. Dit omdat het ticket strikt persoonlijk is. De controle van uw identiteit kan via uw identiteitskaart of rijbewijs. Hou deze dus klaar bij binnenkomst.

Opgelet: uw blauw vaccinatiekaartje geldt niet als vaccinatiebewijs, u moet wel degelijk in het bezit zijn van een officieel Coronacertificaat/Covid Safe Ticket.

Info voor organisatoren:

  • Het scannen van het Covid Safe Ticket gebeurt via de COVIDscanBE-applicatie die u gratis kunt downloaden.
  • Het Covid Safe Ticket is persoonlijk: de organisator moet ook de identiteit van de eigenaar controleren. De controles van het Covid Safe Ticket en de identiteit moeten gebeuren door:
    • de personen die instaan voor de toegangscontrole van het evenement. Dat kunnen ook stewards zijn voor zover ze instaan voor de toegangscontrole;
    • het personeel van een bewakingsonderneming of interne bewakingsdienst.
  • Dat moet een controle zijn van een identiteitsdocument met biometrische gegevens. Een rijbewijs mag dus ook.
  • De stewards die scannen moeten ouder zijn dan 18 jaar en de namen van deze stewards die toegangscontrole doen moeten op voorhand doorgegeven worden aan evenementenloket.
  • Als het evenement een verblijf/camping organiseert, moet de organisator één keer per dag de geldigheid van het Covid Safe Ticket controleren.
  • Als de geldigheid van het Covid Safe Ticket vervallen is, moet de bezoeker zich laten hertesten voor hij of zij tot het terrein kan worden toegelaten.
  • De organisator kan, maar is niet verplicht om testfaciliteiten ter beschikking te stellen. Alle testen moeten wel afgenomen worden door wettelijk bevoegde professionelen.
  • Het Covid Safe Ticket is gratis. Er is wel een kost verbonden aan de test die aan het testcertificaat vooraf gaat. Deze test kost gemiddeld 46,81 euro als je ingeschreven bent bij een Belgische verzekeringsinstelling.

Meer informatie over hoe je het Covid safe ticket gebruikt vindt u hier.

 

Waar kan ik het Co­vid Safe Tic­ket aanvragen?

Het Covid Safe Ticket gebruikt dezelfde QR-code als het Europees coronacertificaat. Deze codes zijn identiek. Er is dus geen aparte aanvraagmethode of -procedure voor het CST.

  • Het CST/certificaat is digitaal opvraagbaar via de CovidSafeBE-app (mobiele app) en op websites zoals Mijn Burgerprofiel, mijngezondheid.be of MyHealthViewer. Om certificaten digitaal op te vragen heeft u ofwel uw identiteitskaart, pincode en kaartlezer nodig, ofwel een andere geactiveerde digitale sleutel (bijvoorbeeld itsme).
  • Het CST/certificaat voor vaccinatie kunt u op vraag per post toegestuurd krijgen. U moet dan wel rekening houden met een wachttijd tussen bestelling en ontvangst van 1 week. U contacteert hiervoor de Helpdesk van de regio waar u gevaccineerd werd: Vlaanderen: 078 78 78 50 (9 tot 19u op weekdagen).

 

Wanneer moet ik een CERM (Covid Event Risk Model) invullen?

Er komt op dit moment heel wat kijken bij de organisatie van een evenement. Het is daarom aan te raden en in sommige gevallen zelfs verplicht om de evenementenmatrix (CERM) in te vullen. Deze matrix geeft weer of een evenement coronaveilig is. Via deze tool krijgt een organisator een advies over het evenement: een ‘go’ of ‘no go’.

Het resultaat is indicatief. Het helpt de organisator om extra gepaste maatregelen te identificeren om te waken over de veiligheid van de bezoekers. Het ondersteunt de gemeentelijke overheid met het nemen van de toelatingsbeslissing.

Dien uw ingevuld CERM steeds samen met de evenementenaanvraag in via het digitaal evenementenloket. Twijfelt u of een CERM voor uw activiteit of evenement verplicht is, neem dan contact op met ons evenementenloket.

 

Wat is CIRM?

Het Covid Infrastructure Risk Model (CIRM) is sinds het MB van 11 mei 2021 verplicht voor indoor permanente infrastructeren. Voor outdoor permanente infrastructuren is een CIRM niet verplicht, maar kan het indien gewenst wel gebruikt worden.
Vanaf 1 september is het CIRM niet meer nodig voor kleine evenementen met minder dan 400 mensen buiten of 200 mensen binnen en voor massa-events die gebruik maken van het covid safe ticket (vanaf 13 augustus).

Het CIRM is een checklist die de uitbater van een permanente infrastructuur toelaat om die infrastructuur te screenen op de covid-veiligheidsrisico’s. Het CIRM focust dus vooral op hoe de infrastructuur zich leent tot het COVID-veilig ontvangen van events.

Alle informatie over het invullen van een CIRM, vindt u terug via https://www.covideventriskmodel.be/cirm. Heeft u als uitbater vragen bij het invullen van het CIRM, dan kan u ook steeds terecht bij het evenementenloket.
Let op: de resultaten van een CIRM-scan zijn per definitie tijdelijk en zijn steeds onder voorbehoud van wijzigingen nodig in de fase waarin de verspreiding van het virus zich bevindt.

Meer informatie over CIRM vindt u ook in het document veelgestelde vragen.

 

Mag ik een receptie of banket bij mijn thuis organiseren?

U mag momenteel (binnen) 8 personen, tegelijk ontvangen, kinderen tot en met 12 jaar en leden van het eigen gezin niet meegerekend.

In uw tuin is er geen beperking op het aantal personen dat u ontvangt, maar er worden indien mogelijk best groepen gevormd per huishouden of van maximum 8 personen, kinderen tot en met 12 jaar niet meegerekend. Deze groepen mogen niet van samenstelling wisselen gedurende de receptie of het banket.

We raden sterk aan om de horecaregels toe te passen, ook indien de receptie of het bankt georganiseerd wordt door een professionele cateraar.
Doet u een beroep op een professionele cateraar, dan is de dienstverlening tot 01.00 u. toegelaten.

 

Mag ik een feestje in een zaal organiseren zonder cateraar?

ja, bij de organisatie van een privéfeest is het niet nodig om een professioneel cateraar in te huren.

 

Tot hoe laat mag een evenement plaatsvinden?

Evenementen kunnen enkel plaatsvinden tussen 05.00 u. en 01.00 u. Het nachtelijk samenscholingsverbod vervalt. 

Stem dus ook uw evenement of activiteit af op deze tijdstippen.

Bij massa-evenementen (minimum 1.500 enmaximum 75.000 personen per dag) zijn de openingsuren niet beperkt. Horeca-activiteiten moeten wel stopgezet worden om 01.00 u.

 

Hoeveel bezoekers zijn op mijn evenement of activiteit toegelaten?

Tip: wist u dat de stad Bilzen ook een breed aanbod aan zaalinfrastructuur heeft waar ook u gebruik van kan maken? Neem zeker een kijkje op de webpagina zalenverhuur voor alle informatie.

 

Is een mondmasker verplicht tijdens mijn evenement?

Het dragen van een mondmasker op evenementen is verplicht voor zowel medewerkers als bezoekers bij circulatie op het evenement. De mondmaskerplicht bij outdoor-evenementen vervalt zodra men zit.

Organiseert u een outdoor evenementen met meer dan 1.500 bezoekers, én maakt u gebruik van het Covid Safe Ticket, dan vervallen de regels rond het mondmasker, afstand en de beperkingen rond CIRM en CERM. Veiligheidsplannen met duiding over crowd-management, sanitaire voorzorgsmaatregelen en ventilatie (met CO²-meter binnen), moeten wel voorzien worden.

Er geldt daarnaast een mondmaskerplicht (vanaf 12 jaar) op volgende plaatsen:

  • Winkels, winkelcentra en winkelstraten;
  • Drukke plaatsen: zowel binnen als buiten – (culturele) evenementen worden daar bij gerekend;
  • Openbare gebouwen;
  • Openbaar vervoer;
  • Bibliotheken, bioscopen en musea;
  • Theater-, concert- en conferentiezalen;
  • Auditoria;
  • Gebedshuizen.

 

In hoeverre ben ik als organisator verantwoordelijk indien bezoekers zich niet aan de voorgeschreven maatregelen houden?

Sensibilisering en communicatie zijn meer dan ooit belangrijk bij de organisatie van een evenement. Zorg ervoor dat bezoekers, artiesten en medewerkers op de hoogte zijn van de geldende maatregelen en hier regelmatig aan herinnerd worden (zowel voor, tijdens als na het evenement).

Bij het invullen van een CERM (Covid Event Risk Model) wordt gevraagd een covidverantwoordelijke in vullen die ervoor waakt dat de nodige covidrichtlijnen tijdens een evenement worden voorzien.

Tip: Stel een duidelijk draaiboek op over uw activiteit en volg dit strikt op. Dat draaiboek is namelijk het belangrijkste bewijs dat de organisatie als ‘goede huisvader’ heeft gehandeld. 

 

Mag ik een evenement organiseren in mijn eigen tuin?

U mag een publiek toegankelijk evenement organiseren op privéterrein. U moet hiervoor een evenementenaanvraag en CERM indienen.
Organiseert u geen openbaar toegankelijk evenement, dan moet u geen evenementenaanvraag indienen.

 

Mag ik tijdens mijn evenement geluid/versterkte muziek afspelen luider dan 80 dB?
Ja, hierin dient u de Vlarem-wetgeving te volgen.
Biedt u catering aan tijdens uw evenement, dan moet het horecaprotocol gevolgd worden.

We raden sterk aan om het geluidsniveau tot het minimum te beperken om de verspreiding van aerosols, ten gevolge van te luid babbelen, in te perken.

Nuttige links: