versie: 9 juni 2021

Met welke maatregelen moet ik rekening houden bij de organisatie van een evenement?

De gouden basisregels zijn én blijven bij het bedenken en de organisatie van uw evenement onmisbaar:

  • Voorzie voldoende mogelijkheden om handen te wassen en te ontsmetten.
  • Ontsmet regelmatig ‘high touch’ oppervlakken (klinken, stoelen, tafels, betaalterminal,…).
  • Het dragen van een mondmasker is verplicht.
  • Organiseer uw evenement bij voorkeur in openlucht.
    • Kan dit niet, zorg dan voor goede ventilatie.
  • Houd steeds voldoende – 1,5m – afstand.
  • Voorzie looplijnen om het voor bezoekers veiliger én overzichtelijk te maken
  • Zorg voor duidelijke communicatie met uw bezoekers over de geldende maatregelen (affichering en sensibilisering).

Houd ook zeker de pagina ‘Coronaproof organiseren’ in het oog. Hierop delen we de laatste updates over de geldende maatregelen, beperkingen en versoepelingen.
Hebt u toch nog vragen, dan helpen we u bij het evenementenloket graag verder om uw aanvraag op de juiste manier te doen en om uw evenement op een veilige manier te organiseren.

Mag ik catering aanbieden tijdens mijn evenement?

Tijdens een evenement is het toegelaten om catering (drank en/of eten) te serveren en te nuttigen op voorwaarde dat het horecaprotocol correct wordt toegepast:

  • Maximum 4 personen, kinderen jonger dan 12 niet meegerekend, per tafel.
  • Minstens 1,5 meter tussen de verschillende gezelschappen.
  • Geen geluidsniveau hoger dan 80 dB. Bijvoorbeeld bij gebruik van versterkte muziek tenzij bij open terrassen. In dat geval moet de Vlarem-wetgeving gevolgd worden.
  • Mondmasker is verplicht bij het verlaten van de tafel.

Mag ik als vereniging een afhaalservice organiseren?
Het organiseren van een afhaalservice is toegelaten onder de volgende voorwaarden:

  • het bereiden van maaltijden gebeurt volgens de 'horecaprotocollen' (aantal personen in de keuken beperken, mondmaskerplicht, handhygiëne,...)
  • het afhalen van de maaltijden wordt coronaproof georganiseerd (afstand houden, duidelijke communicatie over tijdstip afhaling, mondmaskerplicht, handhygiëne,...)
  • het aanbieden van eten en (non-)alcoholische dranken is toegelaten tot ten laatste 23.30 uur.

Wanneer moet ik een CERM (Covid Event Risk Model) invullen?

Er komt op dit moment heel wat kijken bij de organisatie van een evenement. Het is daarom aan te raden en in sommige gevallen zelfs verplicht om de evenementenmatrix (CERM) in te vullen. Deze matrix geeft weer of een evenement coronaveilig is. Via deze tool krijgt een organisator een advies over het evenement: een ‘go’ of ‘no go’.

Het resultaat is indicatief. Het helpt de organisator om extra gepaste maatregelen te identificeren om te waken over de veiligheid van de bezoekers. Het ondersteunt de gemeentelijke overheid met het nemen van de toelatingsbeslissing.

Dien uw ingevuld CERM steeds samen met de evenementenaanvraag in via het digitaal evenementenloket. Twijfelt u of een CERM voor uw activiteit of evenement verplicht is, neem dan contact op met ons evenementenloket.

Mag ik een receptie of banket bij mijn thuis organiseren?

Vanaf 9 juni vervalt de regel van de knuffelcontacten en mag u (binnen) 4 mensen tegelijk ontvangen, kinderen tot en met 12 jaar niet meegerekend.

In uw tuin is het vanaf dan toegelaten om 50 mensen uit te nodigen, kinderen tot en met 12 jaar wel meegerekend. De regel van 1,5 meter afstand vervalt.
Het is sterk aangeraden om zoveel als mogelijk het horecaprotocol toe te passen. Het is geen verplichting om samen te werken met een professionele cateraar.

Tot hoe laat mag een evenement plaatsvinden?

Tussen middernacht en 5 uur ‘s morgens zijn samenscholingen op de openbare weg en in een openbare ruimte van meer dan 4 personen verboden. Kinderen tot en met 12 jaar niet meegeteld.

Stem dus ook uw evenement of activiteit af op deze tijdstippen.

Hoeveel bezoekers zijn op mijn evenement of activiteit toegelaten?

Tip: wist u dat de stad Bilzen ook een breed aanbod aan zaalinfrastructuur heeft waar ook u gebruik van kan maken? Neem zeker een kijkje op de webpagina zalenverhuur voor alle informatie.

Is een mondmasker verplicht tijdens mijn evenement?

Het dragen van een mondmasker op evenementen is verplicht voor zowel medewerkers als bezoekers bij circulatie op het evenement.

Er geldt daarnaast een mondmaskerplicht (vanaf 12 jaar) op volgende plaatsen:

  • Winkels, winkelcentra en winkelstraten;
  • Drukke plaatsen: zowel binnen als buiten – (culturele) evenementen worden daar bij gerekend;
  • Openbare gebouwen;
  • Markten;
  • Openbaar vervoer;
  • Bibliotheken, bioscopen en musea;
  • Theater-, concert- en conferentiezalen;
  • Auditoria;
  • Kermis;
  • Gebedshuizen.

In hoeverre ben ik als organisator verantwoordelijk indien bezoekers zich niet aan de voorgeschreven maatregelen houden?

Sensibilisering en communicatie zijn meer dan ooit belangrijk bij de organisatie van een evenement. Zorg ervoor dat bezoekers, artiesten en medewerkers op de hoogte zijn van de geldende maatregelen en hier regelmatig aan herinnerd worden (zowel voor, tijdens als na het evenement).

Bij het invullen van een CERM (Covid Event Risk Model) wordt gevraagd een covidverantwoordelijke in vullen die ervoor waakt dat de nodige covidrichtlijnen tijdens een evenement worden voorzien.

Tip: Stel een duidelijk draaiboek op over uw activiteit en volg dit strikt op. Dat draaiboek is namelijk het belangrijkste bewijs dat de organisatie als ‘goede huisvader’ heeft gehandeld. 

Mag ik een evenement organiseren in mijn eigen tuin?

U mag een publiek toegankelijk evenement organiseren op privéterrein. U moet hiervoor een evenementenaanvraag en CERM indienen.
Organiseert u geen openbaar toegankelijk evenement, dan moet u geen evenementenaanvraag indienen, maar dan mag u maximum 50 personen, kinderen <12 jaar ook meegerekend, ontvangen in uw tuin. Binnen is dit beperkt tot 4 personen, kinderen <12 jaar niet meegerekend.

Mag ik tijdens mijn evenement geluid/versterkte muziek afspelen luider dan 80 dB?
Ja, hierin dient u de Vlarem-wetgeving te volgen.
Biedt u catering aan tijdens uw evenement, dan moet het horecaprotocol gevolgd worden en dient het geluidsniveau beperkt te worden tot max. 80 dB, tenzij het een open terras betreft. In dat geval dient ook de Vlarem-wetgeving gevolgd te worden en is een hoger geluidsniveau toegelaten.

We raden sterk aan om het geluidsniveau tot het minimum te beperken om de verspreiding van aerosols, ten gevolge van te luid babbelen, in te perken.

Nuttige links:

 

zomerplan vanaf 1 juli

zomerplan vanaf 30 juli

zomerplan vanaf 1 september